La définition du besoin constitue un choix préalable de la meilleure offre. L´opérateur économique doit trouver dans le dossier d´appel d´offres (DAO) toutes les instructions et renseignements sur la nature de la proposition attendue par l’Autorité contractante.
Les informations qui manquent de clarté peuvent faire l’objet d’une interprétation restrictive par les candidats ou soumissionnaires. Il n´est pas difficile de comprendre qu’une mauvaise qualité rédactionnelle d´un dossier d’appel à la concurrence peut engendrer des contentieux. L´Acheteur doit énoncer ses besoins de manière exhaustive, claire (facile à comprendre, sans équivoque), simple (concise, dépourvue d’éléments superflus), précise (ne laissant pas d’indécision dans l’esprit du lecteur). Cela permettra aux candidats d´affiner leur proposition et facilitera leur analyse par l´Autorité contractante.
Il est capital que la description des besoins ne limite la concurrence en indiquant des procédés, des marques, brevets et/ou modèles particuliers. Certains marchés sont conclus selon des Politiques Générales et procédures propres à des Bailleurs de fond. Le principe du respect de la règle de nationalité et d’origine (exposé antérieurement) ne doit pas être abusé pour privilégier ou exclure certains opérateurs économiques. Il arrive qu´un Acheteur fasse une définition orientée du besoin pour favoriser un ou des candidats. C´est une forme de transgression des principes de liberté d´accès à la commande publique, d´égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures.
Pour éviter de transgresser ces principes, il importe également de bien gérer la transmission des informations aux intéressés. D´une part, il faut empêcher que des informations confidentielles soient divulguées à un candidat avant la date officielle arrêtée pour le retrait des dossiers d’appel à la concurrence ; d´autre part, durant la période de préparation des soumissions tous les éclaircissements, informations complémentaires ainsi que les questions et réponses échangées avec tout concurrent doivent être communiqués simultanément à tous les candidats, soit par courrier, courriel ou par publication.
Si un DAO est confus, l´Autorité contractante est tenue de fournir des éclaircissements avant la date limite prévue pour la réception des offres. Les échanges de correspondances peuvent se poursuivre jusqu’à un délai raisonnable qui permette la communication équitable des informations à tous les candidats en vue de la préparation de leur offre. Dans certains cas, l’Autorité contractante peut prévoir la tenue de réunions d’information ou de visites de terrain leur permettant d’obtenir le maximum de renseignements. Les dates y relatives doivent être précisées dans le document d’appel d´offres.
Si l’Autorité contractante autorise une visite individuelle, elle doit garantir qu’elle ne communiquera pas à un candidat une information que les autres n’ont pas.
Présentation des soumissions
Les offres doivent être soumises dans des enveloppes bien scellées portant la mention : «A NE PAS OUVRIR AVANT LA DATE ET L’HEURE DE L’OUVERTURE DES OFFRES».
Dans un marché de services, l’offre doit être présentée dans un paquet ou une enveloppe extérieure contenant deux enveloppes distinctes et cachetées, identifiées «Offre technique» incluant tous les éléments de la soumission et «Offre financière» contenant uniquement la proposition financière». La mention doit figurer aussi bien sur les enveloppes extérieures que sur les enveloppes intérieures. L’évaluation des offres de services s’effectue toujours en deux étapes. L´analyse des propositions techniques précède celle des offres financières. Il est à noter que seules les offres techniques retenues sont ouvertes. A cet égard, les soumissionnaires doivent respecter le principe de la double enveloppe. Il doit être bien précisé dans le DAO que la non conformité à ce principe (par exemple, enveloppe non scellée ou mention d’un élément de prix dans l’offre technique) entrainera le rejet de l´offre.
Traitement des soumission
Après l’ouverture des offres (toujours en séance publique pour les marchés de fournitures et de travaux) le comité d’évaluation doit disposer du temps nécessaire pour les analyser afin de proposer à l´Acheteur une recommandation d’attribution ou d’annulation du marché.
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Généralement dans un dossier d’appel d’offres, la période de validité des propositions est fixée en moyenne à quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite de soumission. Les soumissionnaires demeurent engagés par leur offre pendant cette durée. L´Acheteur peut déterminer cette période en fonction de la complexité du marché.
Dans des cas exceptionnels et avant l’expiration de la période de validité, l´Acheteur peut en demander une prolongation suivant une estimation du temps additionnel nécessaire à l’analyse des offres. En principe ce délai supplémentaire exceptionnel ne devrait excéder quarante (40) jours calendaires ni être renouvelé.
La notification d’un marché doit être publiée avant la fin de la validité des offres. Les soumissionnaires ne sont pas obligés de maintenir leur offre au-delà de la période initiale de leur validité. Si la procédure d’évaluation dure trop longtemps au-delà de cette période, le soumissionnaire ou même l’attributaire qui n’est plus en mesure de maintenir son offre est libre de ne pas accorder la prolongation de sa validité sans risquer des sanctions administratives ou la réalisation de la garantie de soumission, dans le cas où elle aurait été produite.
Le soumissionnaire dont l’offre est retenue devient titulaire du marché et doit accorder d’office un délai supplémentaire (en moyenne trente (30) jours) à compter de la date de notification du marché.
Pour conclure, il faut savoir que tout marché public est signé au nom et pour le compte de l’État et réglé avec ses ressources financières, qu´elles proviennent du trésor public ou de bailleurs de fonds. A cet égard, il est généralement conclu hors taxe sur le chiffre d’affaires (TCA) et hors droits de douane. Toutefois, le titulaire du marché est assujetti à l’impôt sur le revenu conformément au décret du 29 septembre 2005 modifiant celui du 29 septembre 1986 relatif à l’impôt sur le revenu.
Il faut également garder en tête qu´un DAO doit inclure les grilles de vérification de la conformité administrative et technique des offres et toutes les informations pouvant permettre aux soumissionnaires de présenter des propositions sans déviation ni restriction substantielle.
Un fois les grilles d’évaluation technique communiquées aux concurrents, il est formellement interdit de les modifier. Un soumissionnaire évincé a le droit de demander consultation du rapport d´évaluation.
Claudie Marsan
Spécialiste sénior en Droit des Marchés Publics
Pour en savoir plus, consultez http://www.marches-publics-haiti.com
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