Pour réaliser un marché, il faut boucler successivement les trois phases du processus notamment la phase préparatoire, la phase de passation et la phase d´exécution. Toutes les personnes se trouvant dans la chaine du mécanisme sont responsables, chacune à un niveau, de l’aboutissement de la procédure et par conséquent sont tenues de respecter les délais impératifs y relatifs.
La réussite d´un marché repose en grande partie sur le strict respect desdits délais à chaque étape incontournable de la procédure.
La phase préparatoire d´un marché que je baptise « phase des planifications » est fondamentale et permet de déterminer la procédure à mettre en œuvre et de réaliser l’achat dans les meilleures conditions économiques. Sans l´achèvement par l´Autorité contractante de cette phase qui se déroule à l´interne, la procédure ne devrait pas être lancée et bien entendu elle ne pourrait être menée avec succès.
L´établissement des besoins et les publications des avis de marchés sont des règles transversales qui s´appliquent à toutes les procédures d´appel d´offres.
Planification des besoins et choix de la procédure
Le droit de la commande publique est un droit écrit. La procédure doit être exclusivement écrite pour tous les aspects importants en vue d´en assurer la transparence et d´en laisser traces.
Toute procédure de passation de marchés doit préalablement faire l´objet d´une bonne préparation et d´une excellente planification reflétées dans un plan de passation de marché (PPM). S´il s´avère nécessaire, une planification peut subir des ajustements grâce au caractère dynamique du PPM.
Cet outil à usage interne doit être ficelé à la phase préparatoire. Outre les besoins de l´Acheteur, travaux, services ou fournitures (clairement exprimés à travers le cahier des charges, les termes de référence et les spécifications techniques) le PPM doit inclure la source de financement, la disponibilité du montant prévisionnel nécessaire à la réalisation du marché et un calendrier basé sur des prévisions de délais tenables. Ces délais doivent tenir compte du temps qui sera nécessaire pour la passation du marché proprement dite augmenté du délai d´intervention des organes régulateurs particulièrement en gestion ex ante.
Les critères de sélection des offres doivent être établis à cette phase préparatoire et portés à la connaissance des candidats à la phase suivante. Ils doivent être non discriminatoires et déterminés en fonction de l’objet du marché notamment la qualité technique, le prix, les services connexes, le caractère esthétique et fonctionnel, les résultats en thème de protection de l’environnement, etc…. Ce sont tous ces éléments qui vont aider à déterminer la procédure qui sera utilisée pour le lancement du marché. En conséquence, il faut que l´Acheteur public réalise une analyse des coûts qui seront nécessaires tout en tenant compte des avantages et inconvénients. Si pour un marché, l´Autorité contractante ne dispose pas des connaissances ou technologies spécialisées requises pour bien réussir l´établissement des besoins, elle peut faire appel à des experts externes. Elle ne peut choisir la procédure à laquelle elle aura recours qu´une fois le montant du marché arrêté. En effet, ce sont les seuils de passation de marchés qui déterminent la procédure applicable (ouverte, restreinte ou de gré à gré).
Publications des avis de marchés
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Au début de la mise en œuvre de tout programme ou projet prévoyant des marchés, l´Autorité contractante est tenue de publier un avis général de marchés (à noter qu´on est pas encore au stade de passation de marchés) sur son site web, celui de la CNMP ou du Bailleur selon la provenance des fonds, et dans au moins un quotidien à grand tirage du pays. Dans le cas de financement étranger, il indique le montant global et l’objet du don ou prêt.
L´avis général a pour but d´informer le grand public sur ledit programme ou projet et les opportunités de marchés qui en découlent. Il doit annoncer que des avis spécifiques de marchés seront publiés ultérieurement et, si possible, renseigner sur les éventuels types de marchés qui seront lancés. Si l´Autorité contractante prévoit de passer des marchés de prestations, de biens ou travaux devant faire l’objet d’appel d´offres international (AOI), elle doit l´indiquer dans l´avis général. Il est utile qu´elle y mentionne également le nom et les coordonnées de l’Administration qui sera responsable de la passation des marchés et les adresses physiques et/ou sites web où pourront être consultés les futurs avis spécifiques de marchés prévus. Si au moment de cette publication l’Autorité contractante connait déjà les dates de lancement des futurs marchés, elles peuvent y figurer.
Les appels d´offres requièrent une publicité formalisée. Il faut publier un avis spécifique pour chaque appel d´offres. Dans le souci de garantir aux petites et moyenne entreprises (PME) l´accès à la commande publique, les marchés de travaux et de fournitures doivent faire l’objet d’une grande publicité.
L’avis spécifique doit contenir l’objet du marché, des informations relatives à son financement, l’identité du Maître de l’Ouvrage, les lots éventuels, le délai estimé d’exécution, le délai de validité des offres, les conditions de consultation du dossier d’appel à la concurrence et de demandes d´éclaircissements et l’adresse de dépôt et d’ouverture des offres. Si le dossier d’appel à la concurrence sera remis contre un paiement quelconque, le montant doit y être précisé.
Dans le souci d’assurer une transparence appropriée et une participation aussi large que possible aux appels à la concurrence, il est souhaitable qu´un avis général de passation des marchés paraisse chaque année aussi longtemps que des marchés de grande envergure sont en vue dans un programme ou projet. Je suis tentée de recommander que soit de rigueur la publication du PPM sur le site web de l’Autorité contractante, entre l’avis général et les avis spécifiques.
La gestion des marchés publics est un domaine particulièrement exposé aux risques de mauvaise gestion et de corruption. Les valeurs de transparence et d’équité relatives aux procédures de comptabilité, d’audit, de contrôle interne et de passation de marchés, procédures dites “des quatre piliers” offrent des garanties équivalentes aux normes internationalement reconnues. Elles doivent avoir l’écho la plus favorable en chaque intervenant dans le processus de passation de marchés publics.
Claudie Marsan
Spécialiste sénior en Droit des Marchés Publics
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